Als zzp’er kun je een groot deel van je administratie zelf doen. Met moderne boekhoudsoftware zijn facturen, banktransacties en bonnetjes steeds eenvoudiger te verwerken. Toch komt bij veel ondernemers op een gegeven moment dezelfde vraag op: wat kost een boekhouder eigenlijk, en wanneer is uitbesteden de moeite waard?
Het antwoord hangt niet alleen af van het tarief van de boekhouder. Het maakt bijvoorbeeld verschil of je alleen hulp wilt bij de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting of dat je de volledige boekhouding, btw-aangiften en jaarafsluiting wilt uitbesteden.
In dit artikel leggen we uit waar de kosten van een boekhouder voor zzp’ers uit bestaan en waar je bij het vergelijken van aanbieders op moet letten.
Wat kost een boekhouder voor een zzp’er gemiddeld?
Er bestaat geen vast tarief voor een zzp-administratie. De prijs hangt onder andere af van het aantal facturen en transacties, de gebruikte boekhoudsoftware en de werkzaamheden die je uitbesteedt.
Boekhouders werken doorgaans met een uurtarief, een vast maandbedrag of een combinatie daarvan.
Bij een uurtarief betaal je voor de daadwerkelijk bestede tijd. Bij een abonnement betaal je iedere maand een vast bedrag voor een vooraf afgesproken pakket aan werkzaamheden.
Een vast maandbedrag heeft als voordeel dat je vooraf weet wat je administratie kost. Het is daarbij wel belangrijk om te controleren wat precies in het abonnement is inbegrepen.
Een laag maandtarief kan minder aantrekkelijk worden wanneer je apart moet betalen voor de btw-aangifte, jaarafsluiting, inkomstenbelasting of vragen aan je boekhouder.
Welke werkzaamheden kun je uitbesteden?
Een boekhouder kan alleen de noodzakelijke aangiften verzorgen, maar ook vrijwel de volledige financiële administratie overnemen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- verwerken en controleren van de administratie;
- koppelen en controleren van banktransacties;
- verwerken van inkoop- en verkoopfacturen;
- btw-aangiften;
- controleren van openstaande posten;
- jaarafsluiting;
- aangifte inkomstenbelasting;
- beantwoorden van administratieve en fiscale vragen;
- financieel inzicht en rapportages.
Hoe meer werkzaamheden je zelf uitvoert, hoe lager de kosten in veel gevallen kunnen zijn.
Tegelijkertijd is het de vraag of zelf boeken altijd de meest efficiënte oplossing is.
Zelf boekhouden of uitbesteden?
Voor een startende zzp’er met weinig transacties kan zelf boekhouden prima werken.
Moderne software automatiseert inmiddels een groot deel van het proces. Banktransacties worden automatisch ingelezen en facturen kunnen digitaal worden verwerkt.
Maar naarmate je onderneming groeit, neemt meestal ook de administratie toe.
Stel dat je gemiddeld drie uur per maand aan je administratie besteedt. Dat is op jaarbasis 36 uur. Wanneer je die tijd ook aan klanten had kunnen besteden, vertegenwoordigt die tijd een economische waarde.
Bij een effectief uurtarief van €75 gaat het theoretisch om:
36 uur × €75 = €2.700 per jaar.
Dat betekent niet dat iedere zzp’er direct zijn volledige administratie moet uitbesteden. Het laat wel zien waarom je bij de vergelijking niet alleen naar de factuur van de boekhouder moet kijken.
Je eigen tijd kost ook geld.
Wat zit er in een goed boekhoudpakket?
Een goed pakket begint wat ons betreft bij duidelijkheid.
Je wilt vooraf weten welke werkzaamheden zijn inbegrepen en welke werkzaamheden eventueel aanvullend worden gefactureerd.
Voor een zzp’er zijn in ieder geval de volgende onderdelen relevant.
Boekhoudsoftware
Je administratie hoort digitaal toegankelijk te zijn. Je moet zelf facturen kunnen bekijken en inzicht houden in je cijfers.
Idealiter zijn banktransacties gekoppeld en worden zoveel mogelijk administratieve handelingen automatisch verwerkt.
Btw-aangifte
Voor veel ondernemers moet ieder kwartaal btw-aangifte worden gedaan.
Een boekhouder kan de administratie vooraf controleren en vervolgens de aangifte verzorgen. Daarmee wordt de btw-aangifte niet alleen een administratieve handeling, maar ook een periodiek controlemoment.
Jaarafsluiting
Na afloop van het boekjaar moet de administratie worden afgesloten.
Daarbij worden onder andere balansposten gecontroleerd en eventuele correcties verwerkt. Een goede jaarafsluiting vormt vervolgens de basis voor de aangifte inkomstenbelasting.
Aangifte inkomstenbelasting
Controleer bij het vergelijken van abonnementen of de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting bij het maandbedrag is inbegrepen.
Dat is namelijk niet bij iedere aanbieder vanzelfsprekend.
Ondersteuning gedurende het jaar
Misschien nog belangrijker is de vraag wat er gebeurt wanneer je tussentijds een financiële vraag hebt.
Kun je je boekhouder eenvoudig benaderen? Is advies inbegrepen? En krijg je alleen antwoord op administratieve vragen, of kan iemand ook met je meedenken over je onderneming?
Dat verschil wordt belangrijker naarmate je bedrijf groeit.
Wat kost boekhouding bij AB Digital Commerce & Finance?
Bij AB Digital Commerce & Finance werken we voor zzp’ers met een vast pakket van €149 per maand.
Daarin zijn onder andere opgenomen:
- Jortt ZZP;
- verwerking en controle van de administratie;
- btw-aangifte;
- financieel dashboard;
- jaarafsluiting;
- aangifte inkomstenbelasting;
- ondersteuning per e-mail.
Het uitgangspunt is dat je vooraf weet wat de reguliere administratie kost en gedurende het jaar inzicht houdt in je onderneming.
Voor werkzaamheden die buiten het afgesproken pakket vallen, maken we vooraf duidelijk welke aanvullende kosten van toepassing zijn.
Waarom actuele cijfers belangrijker zijn dan alleen een jaarrekening
Traditioneel werd een administratie vooral bijgehouden omdat dit noodzakelijk was voor de belastingaangifte.
Maar een ondernemer heeft weinig aan cijfers die pas maanden na afloop van het boekjaar beschikbaar komen.
Een actuele administratie kan gedurende het jaar antwoord geven op vragen als:
- hoeveel omzet heb ik gerealiseerd?
- wat is mijn winst?
- hoeveel belasting moet ik reserveren?
- welke klanten moeten nog betalen?
- hoe ontwikkelen mijn kosten zich?
- heb ik voldoende liquiditeit voor een investering?
Daarmee wordt boekhouding meer dan het verwerken van facturen.
Het wordt de financiële basis van je onderneming.
Goedkoopste boekhouder is niet automatisch de voordeligste
Bij online aanbieders zie je soms zeer lage maandtarieven.
Dat hoeft niet per definitie verkeerd te zijn. Automatisering kan de kosten van een administratie aanzienlijk verlagen.
Maar vergelijk tarieven altijd op basis van dezelfde dienstverlening.
Een pakket van €60 per maand waarin alleen transacties worden verwerkt, kun je niet één-op-één vergelijken met een pakket waarin ook btw-aangiften, jaarafsluiting, inkomstenbelasting, software en ondersteuning zijn opgenomen.
Kijk daarom naar de totale kosten per jaar.
Vraag ook wat aanvullende werkzaamheden kosten en of er beperkingen gelden voor bijvoorbeeld het aantal facturen, transacties of vragen.
Wanneer is een boekhouder voor een zzp’er interessant?
Er is geen vast moment waarop je een boekhouder moet inschakelen.
Wel zijn er duidelijke signalen dat uitbesteden interessant kan worden.
Bijvoorbeeld wanneer je administratie regelmatig blijft liggen, je onzeker bent over btw of fiscale regels of je aan het einde van ieder kwartaal veel tijd kwijt bent aan het corrigeren van de administratie.
Ook groei verandert de afweging.
Meer omzet, meer klanten, investeringen of personeel zorgen ervoor dat financieel inzicht belangrijker wordt. Op een gegeven moment wil je niet alleen weten of je administratie klopt, maar vooral wat je cijfers betekenen.
Daar ligt uiteindelijk de grootste waarde van goede financiële ondersteuning.
Van boekhouder naar financieel sparringpartner
Niet iedere zzp’er heeft een financieel adviseur of CFO nodig.
Maar een goede financiële inrichting moet wel kunnen meegroeien met de onderneming.
Bij AB Digital Commerce & Finance kijken we daarom naar een logische ontwikkeling:
boekhouding → actuele cijfers → dashboard → financieel inzicht → advies.
Voor een startende zzp’er kan een eenvoudige, geautomatiseerde administratie voldoende zijn. Wanneer de onderneming groeit, kunnen rapportages, forecasts, cashflowplanning en uiteindelijk Fractional CFO-ondersteuning worden toegevoegd.
Zo hoef je niet telkens van financiële partner te veranderen wanneer je bedrijf een volgende fase bereikt.
Waar moet je op letten bij het vergelijken van boekhouders?
Vergelijk uiteindelijk niet alleen het maandbedrag. Kijk naar het volledige pakket en stel minimaal deze vragen:
- Welke werkzaamheden zijn inbegrepen?
- Is boekhoudsoftware inbegrepen?
- Zijn btw-aangiften inbegrepen?
- Is de jaarafsluiting inbegrepen?
- Is de aangifte inkomstenbelasting inbegrepen?
- Kan ik gedurende het jaar vragen stellen?
- Heb ik zelf toegang tot actuele cijfers?
- Welke werkzaamheden worden aanvullend gefactureerd?
Dan kun je verschillende aanbiedingen veel beter met elkaar vergelijken.
Boekhouder voor zzp: wat is uiteindelijk een goede prijs?
Een goede prijs is niet noodzakelijk het laagste maandbedrag.
Het gaat om de verhouding tussen kosten, tijdsbesparing, zekerheid en financieel inzicht.
Wanneer je voor een vast bedrag per maand je administratie op orde hebt, aangiften tijdig worden verzorgd en je zelf inzicht houdt in je resultaten, kan uitbesteden juist ruimte creëren om je op je onderneming te concentreren.
Je boekhouding uitbesteden?
AB Digital Commerce & Finance helpt zzp’ers met een moderne, digitale administratie en financieel inzicht.
Ons ZZP-pakket kost €149 per maand en omvat Jortt ZZP, btw-aangiften, dashboarding, jaarafsluiting inclusief aangifte inkomstenbelasting en ondersteuning per e-mail.
Plan een vrijblijvende intake als je wilt weten of deze aanpak bij jouw onderneming past.