Als ondernemer wil je vooral bezig zijn met klanten, omzet en de ontwikkeling van je bedrijf. Toch vraagt de financiële administratie iedere maand opnieuw aandacht. Facturen moeten worden verwerkt, banktransacties gecontroleerd, de btw-aangifte moet op tijd worden ingediend en aan het einde van het jaar moet de administratie klaar zijn voor de belastingaangifte.
Veel ondernemers beginnen daarom met één simpele vraag: doe ik mijn boekhouding zelf of besteed ik deze uit?
De kosten van een boekhouder zijn daarbij belangrijk, maar vertellen maar een deel van het verhaal. Minstens zo belangrijk zijn de tijd die je zelf aan administratie besteedt, de kwaliteit van je financiële informatie en de mogelijkheid om gedurende het jaar op je cijfers te sturen.
In dit artikel zetten we de belangrijkste afwegingen op een rij.
Wat betekent je boekhouding uitbesteden?
Boekhouding uitbesteden kan veel meer betekenen dan één keer per jaar je administratie naar een boekhouder sturen.
Bij een moderne inrichting worden zoveel mogelijk administratieve werkzaamheden gedurende het jaar verwerkt. Denk aan:
- verwerken en controleren van inkoop- en verkoopfacturen;
- koppelen van de zakelijke bankrekening;
- verwerken van banktransacties;
- controleren van openstaande posten;
- verzorgen van btw-aangiften;
- controleren van de administratie;
- voorbereiden van de jaarafsluiting;
- verzorgen of voorbereiden van de aangifte inkomstenbelasting;
- beantwoorden van financiële en administratieve vragen.
Door gebruik te maken van moderne boekhoudsoftware kunnen veel handmatige werkzaamheden bovendien worden geautomatiseerd.
Het doel is dus niet alleen minder administratie voor de ondernemer, maar ook een administratie die gedurende het jaar actueel en bruikbaar blijft.
Wat kost het uitbesteden van de boekhouding?
De kosten zijn afhankelijk van onder andere de rechtsvorm, het aantal transacties en facturen, de complexiteit van de onderneming en hoeveel werkzaamheden je zelf uitvoert.
Een zzp’er met enkele tientallen facturen per maand vraagt vanzelfsprekend een andere administratieve inrichting dan een BV met personeel, meerdere bankrekeningen en honderden transacties.
Er zijn grofweg twee manieren waarop administratiekantoren hun diensten aanbieden.
Uurtarief
Bij een traditioneel uurtarief betaal je voor de daadwerkelijk bestede tijd. Dat kan aantrekkelijk zijn wanneer nauwelijks werkzaamheden nodig zijn, maar maakt de uiteindelijke kosten minder voorspelbaar.
Extra vragen, correcties of werkzaamheden rondom de jaarafsluiting kunnen daardoor tot aanvullende facturen leiden.
Vast maandbedrag
Een alternatief is een vast bedrag per maand waarin vooraf afgesproken werkzaamheden zijn opgenomen.
Dit geeft meer voorspelbaarheid en stimuleert tegelijkertijd een continue verwerking van de administratie in plaats van één grote administratieve inhaalslag aan het einde van het jaar.
Bij AB Digital Commerce & Finance bieden we voor zzp’ers bijvoorbeeld een pakket vanaf €149 per maand. Daarin zijn Jortt ZZP, de btw-aangifte, financieel dashboard, jaarafsluiting inclusief aangifte inkomstenbelasting en ondersteuning per e-mail opgenomen.
Voor BV’s en ondernemingen met een uitgebreidere administratie maken we een inrichting die aansluit op de omvang en complexiteit van het bedrijf.
Zelf boekhouden lijkt goedkoper, maar is dat ook zo?
Wanneer je zelf de administratie doet, betaal je misschien alleen voor boekhoudsoftware. Daardoor lijkt zelf boekhouden in eerste instantie goedkoper.
Maar je eigen tijd heeft eveneens waarde.
Stel dat je gemiddeld drie uur per maand bezig bent met facturen, transacties, btw en controles. Dat is 36 uur per jaar.
Wanneer je die tijd kunt besteden aan klanten of werkzaamheden waarmee je bijvoorbeeld €75 per uur verdient, vertegenwoordigen die 36 uur theoretisch €2.700 aan beschikbare commerciële tijd.
Dat betekent niet automatisch dat iedere ondernemer zijn administratie moet uitbesteden. Voor een kleine en eenvoudige administratie kan zelf boeken prima werken.
De relevante vraag is daarom:
Waar levert mijn tijd de meeste waarde op?
Naarmate een onderneming groeit, verschuift het antwoord op die vraag vaak richting uitbesteden en automatiseren.
Wat levert een goede boekhouding op?
Een goede boekhouding voorkomt administratieve problemen, maar de grootste waarde ontstaat wanneer de cijfers ook daadwerkelijk worden gebruikt.
1. Meer tijd voor ondernemen
Dit is het meest directe voordeel.
Je hoeft niet iedere maand opnieuw uit te zoeken welke transacties nog verwerkt moeten worden, hoe een bepaalde factuur geboekt moet worden of wanneer een aangifte moet worden ingediend.
De administratie wordt onderdeel van een vast proces.
2. Minder kans op fouten
BTW, privé-uitgaven, investeringen, afschrijvingen en zakelijke kosten worden niet altijd op de juiste manier verwerkt.
Een fout hoeft niet direct grote gevolgen te hebben, maar meerdere kleine fouten kunnen uiteindelijk leiden tot verkeerde aangiften of een administratie die eerst moet worden hersteld voordat de jaarafsluiting kan worden gemaakt.
3. Actueel inzicht in je onderneming
Een administratie heeft meer waarde wanneer je niet pas maanden later ziet hoe het bedrijf heeft gepresteerd.
Met een actuele administratie kun je bijvoorbeeld volgen:
- hoeveel omzet je realiseert;
- hoe je kosten zich ontwikkelen;
- hoeveel winst je maakt;
- welke facturen nog openstaan;
- hoeveel belasting je moet reserveren;
- hoe je liquiditeit zich ontwikkelt.
Daarmee verandert boekhouding van een wettelijke verplichting in managementinformatie.
Wanneer wordt uitbesteden interessant?
Er bestaat geen harde omzetgrens waarbij iedere ondernemer een boekhouder nodig heeft.
Er zijn wel duidelijke signalen.
Uitbesteden wordt bijvoorbeeld interessanter wanneer je administratie structureel blijft liggen, je veel tijd kwijt bent aan het uitzoeken van boekingen of je niet goed weet hoeveel winst je gedurende het jaar maakt.
Hetzelfde geldt wanneer je onderneming groeit. Meer klanten betekent meestal meer facturen en transacties. Personeel, investeringen, financieringen of de overgang van een eenmanszaak naar een BV maken de financiële administratie eveneens complexer.
Een belangrijk signaal is ook dat je alleen naar je banksaldo kijkt om te beoordelen hoe het bedrijf ervoor staat.
Banksaldo is namelijk niet hetzelfde als winst.
Een hoog banksaldo kan bijvoorbeeld deels bestaan uit ontvangen btw, nog te betalen inkomstenbelasting of bedragen die binnenkort aan leveranciers moeten worden betaald.
Boekhouding moet meer opleveren dan alleen een btw-aangifte
Hier ligt wat ons betreft het verschil tussen alleen administreren en daadwerkelijk financieel ondersteunen.
Een ondernemer heeft weinig aan perfecte cijfers over een periode die al maanden voorbij is. De cijfers worden interessanter wanneer ze antwoord geven op vragen als:
Verdien ik voldoende aan mijn omzet?
Welke kosten lopen sneller op dan mijn omzet?
Hoeveel belasting moet ik reserveren?
Kan ik die investering verantwoord doen?
Hoeveel geld verwacht ik de komende maanden beschikbaar te hebben?
Voor grotere ondernemingen komen daar onderwerpen als budgettering, forecasts, werkkapitaal en managementrapportages bij.
Dat is ook de reden waarom wij boekhouding combineren met onze ervaring op het gebied van Finance en Fractional CFO-dienstverlening.
Automatisering maakt boekhouding efficiënter
Moderne boekhoudsoftware kan inmiddels een aanzienlijk deel van het administratieve proces automatiseren.
Banktransacties kunnen automatisch worden ingelezen, facturen digitaal worden verwerkt en terugkerende boekingen kunnen worden herkend.
AI voegt daar steeds meer mogelijkheden aan toe.
Maar automatisering betekent niet dat controle overbodig wordt. Juist wanneer processen automatisch verlopen, is het belangrijk dat de inrichting klopt en uitzonderingen worden gecontroleerd.
Onze benadering is daarom:
automatiseer wat kan, controleer wat moet en gebruik de uitkomst om betere beslissingen te nemen.
Wat moet je bij het kiezen van een boekhouder vergelijken?
Kijk niet alleen naar het maandtarief.
Vraag vooral welke werkzaamheden daadwerkelijk in het pakket zijn opgenomen. Een goedkoop maandbedrag kan uiteindelijk duurder worden wanneer btw-aangiften, jaarafsluiting, inkomstenbelasting en vragen afzonderlijk worden gefactureerd.
Let daarnaast op de software waarmee wordt gewerkt en of je zelf toegang houdt tot je administratie.
Een moderne administratie hoort wat ons betreft transparant te zijn. Je moet als ondernemer zelf kunnen zien hoe je onderneming ervoor staat.
Ook de manier van communiceren is belangrijk. Wanneer je een financiële vraag hebt, wil je niet alleen iemand die achteraf een boeking kan corrigeren, maar iemand die begrijpt wat de financiële gevolgen voor je onderneming zijn.
Van administratie naar financieel inzicht
Voor kleine ondernemers begint financieel management meestal bij een goede boekhouding.
Maar naarmate een onderneming groeit, verandert de informatiebehoefte.
Dan ontstaan vragen over cashflow, marges, investeringen, personeel, financiering en toekomstige resultaten. Een standaard jaarrekening geeft daarop vaak pas achteraf antwoord.
Daarom bouwen wij de financiële functie waar mogelijk stapsgewijs op:
Boekhouding → actuele cijfers → dashboarding → analyse → forecast → financieel advies.
Een zzp’er heeft daarvan misschien alleen de eerste drie stappen nodig. Een groeiend MKB-bedrijf kan juist behoefte hebben aan de volledige keten.
De financiële ondersteuning groeit daarmee mee met de onderneming.
Boekhouding uitbesteden: kostenpost of investering?
Een boekhouder blijft natuurlijk een kostenpost op je resultatenrekening.
Maar dat is niet de enige manier om ernaar te kijken.
Wanneer uitbesteden ervoor zorgt dat je minder tijd kwijt bent aan administratie, fouten voorkomt, tijdig belasting reserveert en betere beslissingen kunt nemen, staat tegenover die kosten ook concrete waarde.
Voor sommige ondernemers blijft zelf boekhouden de beste oplossing. Voor anderen komt er een moment waarop hun eigen tijd waardevoller wordt dan het bedrag dat zij besparen door alles zelf te doen.
Dat omslagpunt verschilt per onderneming.
Benieuwd welke aanpak bij jouw onderneming past?
AB Digital Commerce & Finance combineert moderne boekhouding, automatisering en financieel advies. Van een overzichtelijke administratie voor zzp’ers tot managementrapportages en Fractional CFO-ondersteuning voor groeiende ondernemingen.
Plan een vrijblijvende intake om te bespreken welke inrichting bij jouw onderneming past.